Datenschutzerklärung Valkyrie Pole GMBH

I. GELTUNGSBEREICH

1.        Diese Datenschutzrichtlinie (die Richtlinie) legt fest, wie die Valkyrie Pole GMBH (Valkyrie Pole) mit Personendaten umgeht und damit das Datenschutzrecht einhält. Dieses ergibt sich insbesondere aus dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und der Schweizerischen Datenschutzverordnung (DSV) (zusammen Datenschutzrecht). Sie ist von allen Mitarbeitenden (dieser Begriff umfasst auch alle Auftragsnehmenden und anderen Personen, die innerhalb unseres Unternehmens arbeiten) einzuhalten, wenn sie Personendaten für oder bei uns bearbeiten.

2.     Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Valkyrie Pole GMBH, Leimgrubenweg 9, 4053 Basel Schweiz
Kontakt: info@valkyrie-pole.ch

II. UNSER UMGANG MIT PERSONENDATEN

3.       Beim Datenschutz geht es um Personendaten, d.h. um alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person – auch als betroffene Person bezeichnet – beziehen. Es reicht dafür aus, wenn die betroffene Person, auf die sich ein Datensatz bezieht, nur indirekt über Sekundärquellen (z.B. eine Internetsuche oder eine andere Datenbank) identifiziert werden kann. Bei den betroffenen Personen kann es sich z.B. um Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden oder andere Personen handeln. Jeder Umgang mit Personendaten wird als Bearbeitung bezeichnet, so z.B. das Erheben, Verwenden, Speichern, Weitergeben oder Löschen solcher Daten. Wir bei Valkyrie Pole geben nur mit Einverständnis unserer Kundinnen und oder Kunden Daten wie Bild- und oder Tonmaterial so wie Verweise zu Social Media Profilen oder ähnliches im öffentlichen Rahmen zwecks Werbung und oder Studiorepräsentation der Tanzschule(n) weiter. Wenn gewünscht, löschen wir Daten sofort, nachdem wir in Kenntnis gesetzt wurden.

4.       Für besonders schützenswerte Personendaten z. B. wie medizinische Daten werden von Valkyrie Pole nicht erhoben.

5.       Stützt sich die Datenbearbeitung auf die Einwilligung der betroffenen Person, stellen wir sicher, dass die Bearbeitung jederzeit und ohne grossen Aufwand eingestellt gemäss Abschnitt 2 werden kann.

II. UNSER VORGEHEN IM UMGANG MIT PERSONENDATEN

A)     Wir sind bei der Beschaffung und weiteren Bearbeitung von Personendaten transparent und fair.

1.       Wir informieren die betroffene Person, dass wir ihre Personendaten beschaffen und bearbeiten, indem wir das Schreiben «Datenschutzerklärung Valkyrie Pole GMBH» bei jedem Vertrag mitgeben und unsere Kundinnen und Kunden unterzeichnen lassen, ebenso kann auf der Valkyrie Pole GMBH App jederzeit auf das Schreiben zugegriffen werden.

2.       Wir erheben und oder bearbeiten Personendaten ausschliesslich für den internen Gebrauch, ausser Personen erteilen ihre Einwilligung für Werbefotos für Social Media, Webseite oder andere Werbezwecke diese zu verwenden. Die Daten werden mittels Vertrags für Dienstleistungen in Bezug auf Fitness- und Tanzkurse erheben, ebenso wie für online Käufe via Webseite oder in App Käufen der Valkyrie Pole App. Die Valkyrie Pole App wird von Move X (Anbieter aus Deutschland) betrieben und hat eine separate Datenschutzerklärung, welche jederzeit via App unter Profil einsehbar ist.

3.       Wir vermeiden es zudem, Personendaten in einer Weise zu bearbeiten, die als unfair oder als Verstoss gegen Treu und Glauben empfunden werden könnte. Das hängt massgeblich davon ab, welche Erwartungshaltung uns gegenüber besteht. Wir machen uns dieser Erwartungshaltung bewusst.

B)     Wir verwenden Personendaten nur für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben

4.       Beschaffen wir Personendaten intern oder extern oder nehmen wir sonst eine neue Bearbeitungstätigkeit auf, ist uns von Anfang an bewusst, zu welchen Zwecken wir die Personendaten erheben. Wir teilen der betroffenen Person diese Zwecke mit (insbesondere mittels Datenschutzerklärung) oder machen sie sonst klar, sofern sie nicht offensichtlich sind. Dazu gehört auch, dass wir die betroffene Person darüber informieren, wenn eine Weitergabe der Daten an einen Dritten geplant sind.

5.       Insofern erheben wir folgende Daten für Nutzen wie aufgelistet:

a.       Vertragsabschluss für Fitness- und Tanzkurse:

                                                                 i.      Vollständiger Name

                                                                ii.      Vollständige Adresse

                                                              iii.      Geburtsdatum

                                                              iv.      Telefonnummer und E-Mail Adresse (freiwillig)

                                                                v.      Einsicht für Studentenausweise / Schulausweise zur Prüfung, ob Kundin oder Kunde unser Angebot der Studentenpreise nutzten darf

                                                              vi.      Vertragliche Unterlagen werden ausschliesslich nur mit dem betreffenden Kunden / der betreffenden Kundin und dem Kursleitenden Personal der Valkyrie Pole geteilt. Archivierung zwecks Buchhalterischer und Beweissichernder Natur werden vorbehalten.

b.       Erhebung von An- und Abwesenheiten betreffend Fitness- und Tanzkurse

                                                                 i.      Wir notieren uns auf Stundenblättern, welche für alle Kundinnen und Kunden separat geführt werden, die Anwesenheiten. Dies dient der Kontrolle, welche Leistungen des bestehenden Vertragsverhältnisses bezogen wurden und welche noch offen sind.

                                                                ii.      Abwesenheitsbescheinigung durch Arztzeugnis behandeln wir streng vertraulich. Einreichen von Arztzeugnissen via Valkyrie Pole App wird mit der Move X aus Deutschland geteilt. Wer diese Daten nicht mit der Move X App teilen möchte, muss das Arztzeugnis in Papierform dem zuständigen Personal der Valkyrie Pole direkt im jeweiligen Studio abgeben.

                                                              iii.      Die Aufzeichnungen der Stundenblätter werden ausschliesslich nur mit dem betreffenden Kunden / der betreffenden Kundin und dem Kursleitenden Personal der Valkyrie Pole geteilt. Archivierung zwecks Buchhalterischer und Beweissichernder Natur werden vorbehalten.

c.       Erhebung von Video, Bild und oder Tonmaterial

                                                                 i.      Werden ausschliesslich nur mit Einwilligung der betreffenden Person aufgezeichnet.

                                                                ii.      Beispiele:

1.       Abfilmen und oder Abfotografieren des Kunden / der Kundin auf deren Wunsch. Nach zusenden des erhobenen Materials z.B. via WhatsApp oder Wetransfer werden alle Informationen sofort vom Gerät einer/eines Mitarbeiter/in der Valkyrie Pole gelöscht.

2.       Erhebung von Material für Werbezwecke

3.       Erhalt von Bild, Video und oder Tonmaterial von Schülern zu Personal der Valkyrie Pole werden nach deren Gebrauchsnutzen sofort gelöscht.

                                                              iii.      Daten erhoben über Webseite:

1.       Datenerfassung auf unserer Webseite: Beim Besuch unserer Webseite werden bestimmte technische Daten automatisch erfasst, wie z.B. IP-Adresse, Browsertyp und -version, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten dienen ausschließlich statistischen Zwecken und werden anonym ausgewertet.

2.       Kontaktformular: Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Diese Daten werden verschlüsselt übertragen.

3.       Cookies: Wir setzen auf unserer Webseite Cookies ein, um die Nutzung der Webseite zu optimieren. Sie können die Verwendung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren

C)     Wir sammeln nur die Daten, die wir benötigen

6.       Wir beschränken uns darauf, diejenigen Personendaten zu erheben und weiter zu bearbeiten, die wir für den jeweiligen Zweck und absehbare weitere Zwecke benötigen. Bei Adressdaten achten wir auf Vollständigkeit. Wir bemühen uns, Bearbeitungen zu vermeiden, die aufgrund des Umfangs der gesammelten Daten oder des Ausmasses ihrer Verwendung bei den betroffenen Personen Besorgnis oder Unbehagen hervorrufen oder zu einer Schädigung unseres Rufes führen könnten.

D)     Wir bewahren die Daten nur so lange auf, wie wir sie benötigen, und beschränken den Zugang darauf

7.       Wir beschränken den Zugriff auf Personendaten intern und extern so gut wie möglich auf diejenigen Personen, die die Daten benötigen (“need to know”-Prinzip). Wir geben auch nur jene Daten an Mitarbeitende und Dritte weiter, welche diese sinnvollerweise benötigen.

8.       Wenn wir Personendaten nicht mehr für die Zwecke benötigen, für die wir sie beschafft haben, und wenn unsere rechtlichen Verpflichtungen oder unsere berechtigten Geschäftsinteressen es zulassen, werden wir die Daten, soweit dies vernünftigerweise möglich ist, löschen oder anonymisieren.

E)      Soweit dies möglich ist, lassen wir den betroffenen Personen eine Wahlmöglichkeit

9.       Dies gilt auch dann, wenn wir uns nicht auf eine Einwilligung stützen. Wenn beispielsweise eine betroffene Person der Bearbeitung ihrer Personendaten widerspricht (z.B. die Löschung verlangt), prüfen wir, ob wir die Bearbeitung einstellen bzw. dem Wunsch nachkommen können, und werden dies auch tun, sofern es für uns hinnehmbar ist und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen dies zulassen. Wenn wir bestimmte Personendaten nicht unbedingt benötigen, lassen wir die betroffene Person entscheiden, ob sie diese trotzdem mit uns teilen möchte oder wir sie weiter aufbewahren dürfen. Wenn eine betroffene Person nicht mehr möchte, dass wir ihre Daten zu Marketingzwecken verwenden, kommen wir diesem Wunsch nach.

F)      Wir sorgen für die Richtigkeit der von uns bearbeiteten Personendaten

10.    Wir ergreifen angemessene Massnahmen, um sicherzustellen, dass die Personendaten korrekt sind und, im Hinblick auf ihre Relevanz und ihre Zwecke, auf dem neuesten Stand gehalten werden.

G)    Datensicherheitsverletzungen

11.    Wenn es zu einer Verletzung der Datensicherheit kommt, d.h., wenn die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit oder Nachvollziehbarkeit der von uns bearbeiteten Personendaten absichtlich oder versehentlich verletzt wird und dies zu einer unbefugten oder unrechtmässigen Offenlegung, einem Verlust oder einer Veränderung von Personendaten führt, sind wir gemäss dem Datenschutzrecht verpflichtet

·       unverzüglich Massnahmen zu ergreifen, um die Verletzung zu stoppen und die potenziellen negativen Auswirkungen auf die betroffenen Personen zu mindern

·       die Datensicherheitsverletzung zu untersuchen (einschliesslich einer Ursachenanalyse),

·       die Schwere und die Eintretenswahrscheinlichkeit der potenziellen negativen Auswirkungen auf die betroffenen Personen zu bewerten

·       die betroffenen Personen selbst ebenfalls zu informieren, wenn dies zu ihrem Schutz nötig ist

·       Massnahmen zu ergreifen, um solche Verletzungen in Zukunft zu verhindern

·       und Aufzeichnungen über die gemeldeten Verletzungen zu führen.

Verletzungen der Datensicherheit sind z.B. Fälle, in denen wir heikle Personendaten an den falschen Empfänger gesendet haben, der Verlust oder Diebstahl eines ungeschützten Datenträgers oder ein Cyberangriff.

12.    Wenn wir Personendaten als Auftragsbearbeiter für eine andere Person (die als Verantwortlicher handelt) bearbeiten, müssen wir diese andere Person in jedem Fall unverzüglich benachrichtigen.

H)    Aufbewahrung und Löschung

13.   Personendaten bewahren wir grundsätzlich nur so lange auf

·       als sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig sind

·       die Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist oder

·       dies für einen anderen legitimen Geschäftszweck notwendig oder sinnvoll ist (z.B. Beweis in einem Streit). Daten, welche nicht mehr im täglichen Gebrauch notwendig sind, archivieren wir, schränken den Zugriff darauf ein.

I)       Inkrafttreten

14.    Die Datenschutzerklärung Valkyrie Pole GMBH tritt am 1. September 2023 in Kraft.

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